28.11.2025 r.

Szanowni Państwo,

Od dnia 1 lutego 2026 r. przechodzimy na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) [1]. Jest to system do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych pomiędzy przedsiębiorcami, poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony.

Co ulegnie zmianie?

Nowe miejsce odbioru faktur − Krajowy System e-Faktur (KSeF)

• Od dnia 1 lutego 2026 r., wszystkim firmom i instytucjom będziemy wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF
• Aby pobierać faktury w formie ustrukturyzowanej, należy posiadać aktywne konto w systemie KSeF
• Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do korzystania z systemu KSeF. Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie https://ksef.podatki.gov.pl

Nowa forma faktury − faktura ustrukturyzowana

• Dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne zostaną zastąpione fakturą ustrukturyzowaną
• Od dnia 1 lutego 2026 r. będą Państwo otrzymywać, od jednej ze spółek Grupy Kapitałowej ESV (dalej „ESV”), wyłącznie szczegółowe rozliczenie do faktury (dalej: „Rozliczenie”). Jest to dokument informacyjny, zawierający dane niedostępne w fakturze KSeF, ale nie stanowi dokumentu księgowego
• Pełną fakturę księgową znajdą Państwo wyłącznie w systemie KSeF
• Faktury, które wyślemy do KSeF, będą zapisane w ustandaryzowanym, jednolitym formacie tekstowym XML, z możliwością pobrania ich w postaci plików XML oraz PDF
• W przypadku jednej faktury obejmującej więcej niż jeden punkt poboru energii (PPE), kwoty będą stanowiły sumę kwot należnych ze wszystkich PPE

Nowe zasady dotyczące dnia wystawienia i otrzymania faktur

• Dniem wystawienia faktury ustrukturyzowanej (z wyłączeniem faktur wystawianych w trybach awaryjnych) jest dzień przesłania jej do KSeF
• Po zatwierdzeniu przez system KSeF, faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny i będzie uznawana za dostarczoną
• Podmioty bez polskiego numeru NIP, nie mają obowiązku korzystania z KSeF – w takim przypadku faktura zostanie przekazana w uzgodniony przez Strony sposób

Szczegółowe Rozliczenie i powiadomienia

• System KSeF nie wysyła powiadomień o wystawieniu faktury
• Faktura ustrukturyzowana nie będzie zawierała wszystkich informacji rozliczeniowych, prezentowanych obecnie na fakturze od ESV, dlatego będziemy przekazywać Państwu szczegółowe Rozliczenie do faktury, które wystawimy w tym samym czasie, w którym prześlemy fakturę do KSeF
• Rozliczenie do faktury będzie dostępne:

                 - w formie elektronicznej (online)
                 - lub w formie papierowej (pocztą)

Ważne:

• Jeśli korzystają Państwo już z eFaktury - szczegółowe rozliczenie otrzymają Państwo przez Portal Klienta
• Jeśli otrzymują Państwo faktury w wersji papierowej - szczegółowe rozliczenie wyślemy listownie (czas dostawy zależy od Poczty Polskiej)

Aktywując konto w Portalu Klienta eFaktura otrzymają Państwo Rozliczenie natychmiast, równocześnie z wysłaniem faktury do KSeF - zachęcamy do skorzystania z tej formy i aktywację konta w Portalu e-Faktura ESV !

Jak aktywować Rozliczenie poprzez Portal e-Faktura ESV?

• online – wyślij zgodę na bok@esv.pl (formularz znajdziesz tutaj)
• osobiście – w naszych punktach obsługi

Korzyści ze stosowania KSeF

• brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur oraz wystawiania duplikatów faktur
• brak obowiązku przedstawiania faktur podczas kontroli podatkowych
• szybka wymiana dokumentów pomiędzy kontrahentami
• możliwość automatycznego importu danych do systemów finansowo-księgowych
• bezpieczeństwo i nienaruszalność danych
• jednolity, ustandaryzowany format faktury.

[1] Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852).